Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопросы документирования и архивного дела в органах прокуратуры Российской Федерации регулируются комплексом нормативных правовых актов․ Понятие «резерв» в контексте работы прокуратуры края может трактоваться двояко: как архивный резерв (документы, отнесенные к категории долгосрочного или постоянного хранения) и как резервные копии документов (для обеспечения информационной безопасности и непрерывности деятельности)․ Ниже подробно рассматриваются оба аспекта с акцентом на действующее законодательство․

Нормативная правовая база

Деятельность прокуратуры края по управлению документами строится на следующих ключевых актах:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, регулирующий формирование, учет, хранение и использование архивных документов․
Федеральный закон от № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (ст․ 21, 22) — определяет компетенцию прокурора в вопросах организации работы аппарата․
Приказ Генерального прокурора РФ от № 486 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации» — основной ведомственный документ, регламентирующий жизненный цикл документа․
Приказ Росархива от № 141 «Об утверждении Типовых норм хранения документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти․․․» (применяется по аналогии/методическим рекомендациями для прокуратуры)․
ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Оценка документов․ Общие требования» и ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Системы управления записями (архивами)․ Основные принципы и требования»․

Архивный резерв: формирование и отнесение к срокам хранения

В архивной терминологии «резерв» — это совокупность документов, отобранных для постоянного или долгосрочного хранения после истечения сроков их нахождения в текущем делепроизводстве․ В прокуратуре края этот процесс проходит через этап экспертизы документов․

Комиссия по экспертизе документов

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству (Приказ ГП РФ № 486), в прокуратуре края создается Комиссия по экспертизе документов․ Её состав утверждается прокурором края․ В комиссию включаются руководители управлений, старший архивист/архивист, представители секретариата․

Основные функции комиссии:

Проверка полноты и правильности оформления дел․
Оценка документов (определение исторической, научной, практической ценности)․
Установление сроков хранения: временные (до 10 лет, свыше 10 лет) или постоянные․
Составление Актов отбора (уничтожения) документов и Номенклатуры дел․

Критерии отнесения в резерв постоянного хранения

В резерв постоянного хранения (архивный фонд прокуратуры края) попадают документы, имеющие историческое значение․ Типовые категории для прокуратуры:

Нормативные правовые акты прокурора края, приказы, распоряжения․
Доклады, справки, аналитические материалы по состоянию законности в регионе․
Материалы проверок исполнения законов, имеющие принципиальное значение․
Дела по делам о возбуждении уголовных дел по статьям, связанным с коррупцией, терроризмом, экстремизмом (по решениям комиссии)․
Персональные дела прокуроров и сотрудников аппарата (срок хранения 75 лет)․
Документы, отражающие историю прокуратуры края (фото, аудиовидео, мемориальные материалы)․

Номенклатура дел как главный учетный документ резерва

Номенклатура дел прокуратуры края утверждается ежегодно не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным․ Она является основным документом, формирующим «архивный резерв» учреждения․ Номенклатура содержит:

Индекс дела․
Заголовок дела (составленный по правилам ГОСТ Р 7․0․97-2016)․
Даты начала и окончания дела․
Срок хранения и категория ценности․
Примечания (перевод на электронный носитель, секретность и т․д․)․

Резервные копии документов (Информационная безопасность и непрерывность)

В современных реалиях «документы в резерве» часто подразумевают создание резервных копий электронных документов и баз данных․ Это регулируется:

ФЗ от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»․
Приказами ФСТЭК и ФСБ по защите ГИС (государственных информационных систем) и КИИ (критической информационной инфраструктуры)․
Внутренними регламентами прокуратуры края по администрированию АСП (Автоматизированных систем прокуратуры) и СЭД (Систем электронного документооборота)․

Стратегия резервного копирования (Backup-стратегия)

Обычно применяется схема GFS (Grandfather-Father-Son) или ее вариации:

Тип копии	Периодичность	Срок хранения копии	Назначение
Ежедневная (Инкрементная/Дифференциальная)	Каждый рабочий день (ночь)	2–4 недели	Восстановление после сбоев за последний месяц
Еженедельная (Полная)	Раз в неделю	3–6 месяцев	Восстановление состояния на конец недели
Ежемесячная (Полная)	Последний рабочий день месяца	1–3 года	Отчетность, аудит, долгосрочный резерв
Годовая (Архивная)	31 декабря	Постоянно / Срок хранения данных	Формирование электронного архивного резерва

Требования к хранению резервных копий

Географическое разделение: Копии хранятся на отдельном сервере/СХД в другом помещении (желательно — в другом здании или дата-центре) для защиты от пожара, наводнения, кражи оборудования․
Шифрование: Резервные копии, содержащие гостайну, сведения о личности, материалы уголовных дел, обязательно шифруются сертифицированными средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) класса КС1/КС2/КС3 в зависимости от уровня плотности․
Контроль целостности: Регулярная (еженедельная/ежемесячная) тестовая восстановка (restore) случайных файлов/баз для подтверждения работоспособности бэкапов․
Журналирование: Ведение журнала резервного копирования (автоматического и ручного) с фиксацией времени, объема, результата (успех/ошибка), ответственного администратора․

Особенности работы с документами ограниченного доступа в резерве

Прокуратура края работает с большим объемом сведений, составляющих государственную тайну (ГТ), служебную тайну, персональные данные, тайну следствия․ Их попадание в резерв (архив или бэкап) требует строгого соблюдения режима:

Документы с грифом «Совершенно секретно» / «Секретно»

Учет ведется в специальных журналах (форма № 1, № 2 и др․ по Приказу ФСО)․
Хранение в резерве (архиве) — только в специализированных хранилищах (кабинетах секретной документации) класса защищенности не ниже 1-го или 2-го по ГОСТ Р 50939-96․
Создание резервных копий на электронных носителях допускается только на сертифицированных зашифрованных носителях (флеш-накопители, жесткие диски с аппаратным шифрованием) с учетом в журнале учета КНС (Ключевых носителей информации)․
Уничтожение резервных копий ГТ производится комиссией с составом акта уничтожения по технологии, исключающей восстановление (демагнитирование, физическое разрушение, программная перезапись по стандартам ГОСТ Р 50739-95)․

Материалы уголовных дел (тайна следствия)

Согласно ст․ 161 УПК РФ, сведения из материалов уголовных дел подлежат защите․ При формировании архивного резерва (передаче дел в архив прокуратуры или ГАРК — Главный архив региона) и создании электронных резервных копий:

Доступ к копиям имеют только уполномоченные лица (прокуроры, следователи, судебные приставы по запросу)․
Запрещается размещение копий материалов УД в общедоступных сетевых папках или облачных хранилищах без сертифицированных средств защиты․

Передача документов в государственные архивы (Формирование национального архивного фонда)

Документы прокуратуры края, имеющие постоянный срок хранения (историческая ценность), подлежат обязательной передаче в Государственный архив края (ГАРК) или иной уполномоченный государственный архив․

Порядок передачи (согласно ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ и Приказу Росархива № 141):

Подготовка: Приведение дел в соответствие с требованиями ГОСТ Р 7․0․97-2016 (переплет, нумерация листов, заголовки, описи)․
Акт приема-передачи: Составляется в 2 экземплярах (передающая и принимающая стороны)․
Инвентаризация: Проверка полноты дел по номенклатуре․
Сроки: Передача осуществляется по истечении 10 лет со дня окончания дела (для федеральных органов, к которым относится прокуратура, срок может устанавливаться ведомственными нормами, но не позднее 30 лет для секретных документов после снятия грифа)․

Электронные документы в архивный резерв

При передаче электронных документов (ЭД) в ГАРК необходимо обеспечить:

Автентичность (ЭП/КЭП, проверенные на момент передачи)․
Целостность (хеш-суммы SHA-256/GOST R 34․11-2012 для каждого файла)․
Читаемость (передача в открытых форматах: PDF/A-1b/2b, XML, TIFF, CSV) с прилагаемым программным обеспечением для чтения или описанием форматов․
Метаданные по стандарту Дублинское ядро (Dublin Core) или профилю EARC (Европейский архивный стандарт) / российским профилям обмена (СМЭВ/СМЭВ 3 форматы)․

Типовые ошибки и риски при работе с резервом

На практике в прокуратурах субъектов РФ часто выявляются следующие нарушения:

Отсутствие актуальной Номенклатуры дел или несоответствие заголовков дел реальному содержанию (сложность поиска в резерве)․
Хранение временных дел (до 10 лет) вместе с постоянными без разделения по фондам/описям, что усложняет отбор на уничтожение․
Игнорирование требований по защите ПДн и ГТ в резервных копиях (бэкапы лежат на открытых сетевых шарах без шифрования);
Отсутствие регламентированной процедуры тестового восстановления (Disaster Recovery Plan не отрабатывается)․
Несвоевременное снятие грифа секретности перед передачей в государственный архив (документы с истекшим сроком секретности хранятся в спецхранилище годами)․
Потеря электронных документов при миграции СЭД без ведения реестра миграции и верификации хеш-сумм․

Архивный резерв и резервное копирование в прокуратуре края: нормативная база и процедуры формирования