• иметь официальный шапку с реквизитами отправителя;
• содержать чётко сформулированный предмет и суть обращения;
• быть подписаны электронной подписью уполномоченного лица;
• храниться в электронном архиве не менее 5 лет.

Технические требования к служебной почте

Для обеспечения конфиденциальности и целостности информации в раменской прокуратуре используется корпоративный почтовый сервер на базе Microsoft Exchange 2019 с обязательным шифрованием TLS и двухфакторной аутентификацией.

Основные параметры:

1. Адрес почтового ящика: procura@ramenskoye.ru (общий ящик для входящих обращений);
2. Личные ящики сотрудников формируются по шаблону фамилия.имя@procura.ramenskoye.ru;
3. Максимальный размер вложения – 25 МБ;
4. Обязательное наличие цифровой подписи (КЭП) для всех официальных писем;
5. Автоматическое антивирусное и анти‑спам фильтрование.

Как оформить служебную записку‚ направляемую через служебную почту

Служебная записка – один из самых распространённых видов внутренней документации. Ниже приведён типовой шаблон‚ рекомендованный внутренним регламентом раменской прокуратуры.

Шапка документа

РАМЕНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ПРОКУРАТУРА
Отдел надзора за соблюдением законов в сфере экономики
Иванов Иван Иванович
старший помощник прокурора
тел.: +7 (495) -23‑45‑67
e‑mail: ivanov.i@procura.ramenskoye.ru

Тело записки

Служебная записка состоит из следующих блоков:

• Наименование документа – «Служебная записка»;
• Номер и дата – например‚ «№ 45‑2026 от »;
• Кому – указание должностного лица или подразделения‑получателя;
• От кого – данные отправителя (см. шапку);
• Тема – краткое formulation вопроса или предложения;
• Текст обращения – суть дела‚ ссылки на нормативные акты‚ приложения;
• Просьба/предложение – конкретное действие‚ которое ожидается от получателя;
• Подпись – ФИО‚ должность‚ электронная подпись.

Пример служебной записки о выдаче премии

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12‑2026 от 

Кому: Начальнику отдела кадров Раменской городской прокуратуры
От кого: Старший помощник прокурора Иванов И.И.
Тема: О представлении к поощрению сотрудницы отдела надзора за соблюдением законов в сфере труда

Текст:
В соответствии с пунктом 3.2 Положения о премировании сотрудников прокуратуры РФ‚ утверждённым приказом Генеральной прокуратуры РФ № 210‑н/2023‚ прошу рассмотреть вопрос о премировании сотрудницы отдела надзора за соблюдением законов в сфере труда Петрова Анны Сергеевна за высокие показатели по выявлению и пресечению нарушений трудового законодательства за I квартал 2026 г. (выявлено 12 нарушений‚ из которых 8 устранено в досудебном порядке).
Прилагаю:
Сводный отчет по выявленным нарушениям за I квартал 2026 г.;
Копии актов проверок;
Характеристику с места работы.

Просьба: вынести на рассмотрение комиссии по премированию вопрос о присвоении премии в размере 15 000 рублей;

Подпись: __________________ /Иванов И.И./
Электронная подпись: [подпись КЭП]

Порядок отправки служебной записки через служебную почту

1. Создать документ в текстовом редакторе (например‚ Microsoft Word) и сохранить в формате .docx или .pdf;
2. Применить электронную подпись с использованием сертификата КЭП‚ выданного УЦ ФСБ России;
3. Открыть корпоративный почтовый клиент (Outlook) и создать новое письмо;
4. В поле «Кому» указать адрес получателя (личный ящик или общий ящик procura@ramenskoye.ru);
5. В теме письма указать номер и дату служебной записки (например‚ «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12‑2026 от »);
6. В тело письма вставить текст записки (можно также приложить файл);
7. Прикрепить все необходимые документы (отчеты‚ акты‚ характеристики);
8. Отправить письмо и дождаться подтверждения о получении (автоматическое уведомление о доставке и прочтении);
9. Сохранить отправленное письмо в папке «Отправленные» и в архиве делопроизводства не менее 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправлять служебные записки на личные почтовые ящики сотрудников?

Нет. Все официальные сообщения должны направляться только через корпоративный почтовый сервер‚ иначе они не имеют юридической силы.

Что делать‚ если при отправке возникла ошибка шифрования?

Необходимо проверить наличие действительного сертификата КЭП и соединения с сервером обновления списка отзыва (CRL). При повторной ошибке обратиться в отдел ИТ прокуратуры.

Как долго хранится служебная переписка в архиве?

Согласно внутреннему регламенту – не менее 5 лет с даты последнего изменения документа. После истечения срока документы подлежат уничтожению по акту.

Служебная почта раменской прокуратуры является важным элементом обеспечения прозрачности и эффективности внутреннего взаимодействия. Соблюдение установленных правил оформления и передачи служебных записок гарантирует их юридическую значимость‚ упрощает контроль за исполнением поручений и способствует своевременному решению возникающих вопросов. Рекомендуем всем сотрудникам регулярно проходить обучение по работе с корпоративной почтой и использованию электронной подписи‚ чтобы избежать технических и правовых ошибок при документообороте.