Дата подготовки материала: 06:47:38 ()․

Обложка дела – это первый элемент, с которым сталкивается любой сотрудник архива, следователь или судья, обращающийся к материалам уголовного, гражданского или административного производства․ Правильно оформленная обложка обеспечивает быстрый поиск, сохранность документов и соответствие требованиям нормативных актов прокуратуры Российской Федерации․

В данной статье подробно рассматриваются:

• нормативная база, регулирующая оформление обложки;
• основные реквизиты, которые должны присутствовать на обложке;
• пошаговая инструкция по заполнению;
• особенности оформления при реорганизации и изменении индекса дела;
• примеры форм и рекомендации по их использованию․

Нормативная база

Оформление обложки дела в органах и организациях прокуратуры регламентируется следующими нормативными актами:

1. Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации (утв․ приказом Генерального прокурора РФ от № 450)․
2. Приказ Генпрокуратуры РФ от 28․12․98 № 93 – «Правила оформления документов» (раздел 5․1 – Формат и виды бланков)․
3. Приложения к указанным документам: образец бланка обложки дела (Приложение Г), формы описи дел (Приложение 45) и внутренней описи (Приложения Б, В)․
4. Методические рекомендации «Оформление обложки дела: важна каждая деталь» (2022‑07‑22)․

Все перечисленные нормативные акты обязательны для исполнения при подготовке дел к передаче на хранение в архив прокуратуры․

Состав и расположение реквизитов на обложке

Согласно инструкции, обложка дела должна содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование органа прокуратуры (полное, без сокращений)․
• Наименование дела (уголовное, гражданское, административное производство и т․д․)․
• Индекс дела – код, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел․
• Номер дела (по порядку ведения в данном подразделении)․
• Даты возбуждения и завершения дела (день, месяц, год)․
• ФИО руководителя дела (следователь, прокурор, investigator)․
• Примечание о хранении (постоянное, временное свыше 10 лет, по личному составу)․
• Ссылка на внутреннюю опись (номер листа, где находится опись)․

При реорганизации органа (слияние, разделение, изменение структуры) старый индекс дела помещается в скобки, а новый указывается над ним:

Новый индекс
(Старый индекс)

Пример заполнения обложки

<div style="border:1px solid #000; padding:10px; width:400px;">
 <p><b>Прокуратура Российской Федерации</b></p>
 <p><b>Отдел по надзору за соблюдением законов в сфере экономики</b></p>
 <p><b>Дело № 12‑345/2026</b></p>
 <p>Индекс дела: <b>01‑02‑03</b></p>
 <p>Наименование: Уголовное дело о мошенничестве</p>
 <p>Дата возбуждения: </p>
 <p>Дата завершения: </p>
 <p>Следователь: Иванов И․И․</p>
 <p>Хранение: временное (свыше 10 лет)</p>
 <p>Внутренняя опись: лист № 5</p>
</div>

В реальном бланке используется печатная форма (Приложение Г к Инструкции), где поля уже размечены․

Пошаговая инструкция по оформлению обложки

1. Подготовка бланка – распечатать образец обложки (Приложение Г) на плотной бумаге формата А4․
2. Заполнение шапки – указать полное наименование органа прокуратуры и его структурное подразделение․
3. Указание номера и индекса дела – внести данные из номенклатуры дел; при изменении индекса следовать правилу скобок․
4. Описание дела – кратко сформулировать предмет производства (уголовное, гражданское, административное)․
5. Указание дат – внести дату возбуждения и дату завершения (или планируемую дату окончания)․
6. ФИО ответственного лица – указать следователя, прокурора или иного должностного лица, ведущего дело․
7. Определение срока хранения – выбрать категорию (постоянное, временное >10 лет, по личному составу) и отметить её в соответствующем поле․
8. Ссылка на внутреннюю опись – указать номер листа, где находится опись документов дела․
9. Проверка и подпись – ответственный сотрудник сверяет заполненные данные с оригинальными документами, ставит свою подпись и дату․
10. Подшивка дела – после оформления обложки дело подшивается или переплетается в соответствии с внутренними нормативами․

Особенности оформления при реорганизации и изменении индекса

В случае:

• слияния двух подразделений;
• разделения одного органа на несколько;
• значительного изменения структуры и функций деятельности;

необходимо выполнить следующее:

1. Оставить старый индекс дела в скобках․
2. Разместить новый индекс непосредственно над старым (выравнивание по левому краю)․
3. Сделать пометку в поле «Примечание»: «Индекс изменен в связи с реорганизацией от ДД․ММ․ГГГГ» (указать номер приказа о реорганизации)․
4. Обновить внутреннюю опись, если в ней присутствует ссылка на старый индекс․

Пример записи:

02‑04‑05

(01‑02‑03)

Примечание: Индекс изменен в связи с реорганизацией от (Приказ № 150/ГП)․


Образцы форм и где их взять
Все необходимые бланки доступны в следующих источниках:

Приложение Г» к Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры РФ – бланк обложки дела (формат ․docx)․
Приложение 45 – форма описи дел (постоянного, временного хранения, по личному составу)․
Приложения Б и В – образцы внутренней описи дел с протоколами заседаний ГАК/ГЭК и лицевых счетов сотрудников․
Электронные базы «КонсультантПлюс», «Гарант» – содержат актуальные версии форм и примеры их заполнения․
Сайт SPOK․BY – предоставляет бесплатные шаблоны обложки дела и описи․

При скачивании шаблона рекомендуется проверить его соответствие последней редакции нормативных актов (на дату )․

Практические рекомендации

Используйте только печатные формы, ручное заполнение допускается только в случае отсутствия печати и должно быть выполнено разборчивым почерком․
После заполнения обложки выполните контрольную сверку с внутренней описью и делом в целом – несоответствия могут привести к отказам в приеме дела в архив․
При хранении дел длительного срока (постоянное) рекомендуется применять дополнительную защиту обложки (ламинирование или использование плотных папок)․
Ведите журнал выдачи и приема обложек – это упрощает поиск дела в архиве и обеспечивает учет движения документов․
Обучайте новых сотрудников правилам оформления обложки в рамках вводного инструктажа по делопроизводству․


Обложка прокуратуры – это не просто формальность, а важный элемент системы делопроизводства, обеспечивающий идентификацию, сохранность и оперативный доступ к материалам дела; Соблюдение установленных норм (Инструкция по делопроизводству, Приказ Генпрокуратуры № 93 от 28․12․98, приложения к ним) гарантирует соответствие требованиям архивного хранения и упрощает работу следователей, прокуроров и архивариусов․
Правильное оформление обложки – это заказ на качественное ведение делопроизводства, которое напрямую влияет на эффективность надзорной деятельности прокуратуры и доверие граждан к правоохранительным органам․