Канцелярия – это специализированный отдел, отвечающий за обеспечение всех подразделений прокуратуры необходимыми канцелярскими и офисными товарами, организацию их хранения, учёт и своевременную поставку. В Волгоградской области данная служба играет ключевую роль в поддержании эффективной работы сотрудников прокуратуры, обеспечивая их всем, от простых бумажных блокнотов до специализированных форм и электронных систем.

Общие сведения

Канцелярия прокуратуры Волгоградской области входит в структуру Главного управления прокуратуры РФ по Волгоградской области. Её деятельность регулируется внутренними нормативными актами, а также федеральными законами о государственных закупках и материальном обеспечении государственных органов.

• Адрес: 400000, г. Волгоград, ул. Советская, 12
• Телефон: +7 (8442) -5‑55‑55
• E‑mail: kan@volgograd.prosecutor.gov.ru
• Руководитель: старший советник Иванов П. В.

Информация актуальна на .

Структура и функции канцелярии

Подразделения

1. Отдел закупок и логистики – отвечает за проведение тендеров, заключение договоров с поставщиками и контроль доставки.
2. Складской отдел – хранит и распределяет товары, ведёт учёт остатков.
3. Отдел нормативно‑правового обеспечения – разрабатывает внутренние регламенты по использованию канцелярии, контролирует их соблюдение.
4. Служба поддержки пользователей – решает вопросы сотрудников прокуратуры по получению и использованию канцелярских товаров.

Основные функции

• Обеспечение всех подразделений прокуратуры необходимыми канцелярскими и офисными товарами.
• Ведение учёта и инвентаризации всех поступающих и расходуемых материалов.
• Организация закупок в соответствии с законодательством о государственных закупках (ФЗ‑44, ФЗ‑223).
• Контроль качества поставляемой продукции и своевременного её поступления.
• Разработка рекомендаций по рациональному использованию ресурсов.

Основные виды канцелярских товаров

В зависимости от специфики работы прокуратуры, канцелярия обеспечивает широкий спектр товаров, которые можно условно разделить на несколько категорий.

Обычная канцелярия

• Блокноты, тетради, листы формата А4‑А5.
• Ручки, карандаши, маркеры, корректоры.
• Скрепки, скобы, скрепительные устройства.
• Папки, скоросшиватели, файлы, конверты.

Специальные материалы

• Бланки и формы для составления протоколов, постановлений, запросов.
• Клейкие листы и этикетки для маркировки дел.
• Секретные папки и сейф‑коробки для хранения конфиденциальных документов.

Оборудование и аксессуары

• Принтеры, копиры, сканеры (в т.ч. модели с функцией конфиденциального печатания).
• Картриджи, тонеры, бумага формата А4, А3, специализированная бумага для печати юридических документов.
• Офисная мебель: столы, стулья, шкафы для архивов.

Товары для создания комфортных условий труда

• Органайзеры, подставки для документов, держатели для визиток.
• Сувенирная продукция (ручки с логотипом прокуратуры) – используется в официальных мероприятиях.
• Товары для творчества (клей, ножницы) – применяются в подготовке презентаций и визуальных материалов.

Процедуры закупки и поставки

Планирование закупок

Каждый квартал отдел закупок формирует план поставок на основе данных о текущих остатках и прогнозируемом потреблении. План утверждается руководителем канцелярии и направляется в отдел финансового обеспечения.

Государственные тендеры

Для большинства категорий товаров проводятся открытые конкурсы в соответствии с Федеральным законом №44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Основные этапы:

1. Размещение извещения в системе ЕИС.
2. Приём и оценка заявок.
3. Проведение переговоров (при необходимости).
4. Подписание контракта.

Сроки и контроль поставки

• Стандартный срок поставки – 10–15 рабочих дней с момента подписания контракта.
• Контроль осуществляется через Электронную систему мониторинга поставок, где фиксируются даты отгрузки, транспортные документы и акт приёма‑передачи.

Приём‑передача и инвентаризация

После получения товаров проводится проверка соответствия спецификации, количества и качества. Результаты фиксируются в журнале приёма‑передачи и в автоматизированной системе учёта (АСУ).

Партнёры и поставщики

Канцелярия прокуратуры Волгоградской области работает только с проверенными поставщиками, прошедшими квалификационный отбор. Ниже перечислены основные категории партнёров:

• Крупные федеральные сети – «ОФИСМАГ», «Комус», «DNS», «OZON» (для массовых закупок бумаги, картриджей, офисной мебели).
• Региональные поставщики – компании из Волгоградской области, специализирующиеся на печати бланков и изготовлении фирменных канцтоваров.
• Специализированные фирмы – поставщики сейф‑коробок, конфиденциальных папок и систем защиты информации.

Все поставщики обязаны соблюдать требования по качеству продукции, предоставлять сертификаты соответствия и гарантировать своевременную доставку.

Контактные данные и часы работы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить запрос на поставку канцелярии?

Сотруднику необходимо заполнить форму «Заявка на закупку канцтоваров» в электронном документообороте (ЭДО) и отправить её в отдел закупок. После согласования заявка попадает в план закупок.

Сколько времени занимает доставка?

Стандартный срок – 10‑15 рабочих дней. При экстренных потребностях возможно ускоренное оформление в течение 3‑5 дней.

Можно ли заказать фирменные канцтовары с логотипом прокуратуры?

Да. Для этого необходимо оформить отдельный заказ в отделе закупок, указав требования к дизайну и тиражу. Поставщик обязан предоставить макет для утверждения.

Как происходит утилизация изношенной канцелярии?

Изношенные или просроченные материалы передаются в отдел утилизации, где они сортируются и утилизируются в соответствии с экологическими нормами РФ.

Перспективы развития канцелярии

В ближайшие годы планируется:

1. Внедрение автоматизированной системы учёта (АСУ) с возможностью онлайн‑мониторинга остатков в реальном времени.
2. Переход на электронные формы документов и снижение потребления бумажных носителей.
3. Расширение сотрудничества с локальными производителями для поддержки регионального бизнеса.
4. Участие в государственных программах по энергосбережению и использованию экологически чистых материалов.

Эти меры позволят повысить эффективность работы прокуратуры, сократить издержки и обеспечить более высокий уровень экологической ответственности.

Примечание: Информация предоставлена в справочных целях и может быть изменена в зависимости от внутренних регламентов прокуратуры Волгоградской области.