Цель документа – установить единый порядок оформления, регистрации, обработки, хранения и уничтожения документов, а также их электронного документооборота в органах прокуратуры РФ․ Инструкция обязательна для всех сотрудников прокуратуры, участвующих в делопроизводстве․

Нормативно-правовая база

Делопроизводство в прокуратуре регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 79‑ФЗ «Об электронной подписи»;
2. Федеральный закон от № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (в ред․ от 2023‑12‑15);
3. Приказ Генеральной прокуратуры РФ от № 10/2 «Об утверждении Положения о делопроизводстве в органах прокуратуры»;
4. Приказ Минюста РФ от № 123 «Об организации электронного документооборота в государственных органах»;
5. Трудовой кодекс РФ и локальные нормативные акты конкретных прокуратур․

Основные понятия

• Документ – любой носитель информации, оформленный в соответствии с установленными требованиями (бумажный или электронный)․
• Служебный документ – документ, создаваемый в рамках служебной деятельности (приказ, служебная записка, протокол и др․)․
• Электронный документ – документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной подписью․
• Регистрация – внесение сведений о документе в реестр (журнал регистрации входящих/исходящих документов)․
• Архивирование – помещение документов в архив в соответствии с установленными сроками хранения․

Общие принципы делопроизводства

Все действия, связанные с документами, должны соответствовать следующим принципам:

• Законность – соблюдение всех нормативных актов․
• Единство оформления – использование единого шаблона и форматов․
• Своевременность – регистрация и обработка документов в установленные сроки․
• Конфиденциальность – защита информации, подпадающей под государственную тайну или служебную тайну․
• Подотчетность – возможность отследить путь документа от поступления до завершения работы с ним․

Оформление бумажных документов

Шапка документа

Все служебные документы (приказы, распоряжения, служебные записки) оформляются в соответствии с шаблоном:

Министерство юстиции РФ
Прокурорский надзор
Городской прокуратуры г․ __________

Шапка печати (при наличии)

Наименование и реквизиты

Текст документа

Текст должен быть написан шрифтом Times New Roman, размер 12, межстрочный интервал 1,5․ Абзацы отделяются отступом 1,25 см․

Подпись и печать

Подпись ставится в нижней части документа․ При необходимости – печать организации․

Регистрация входящих и исходящих документов

Журналы регистрации

Для каждого подразделения ведутся два журнала:

• Журнал регистрации входящих документов;
• Журнал регистрации исходящих документов․

Порядок регистрации

1. Получение документа (почтой, курьером, электронным способом)․
2. Проверка соответствия реквизитов (номер, дата, подпись)․
3. Внесение записи в журнал:
   • № п/п;
   • Дата получения/отправки;
   • Номер документа;
   • Краткое содержание;
   • Контрольный срок исполнения;
   • Ответственное лицо․
4. Проставление отметки о регистрации (подпись ответственного)․

Электронный журнал

В современных прокуратурах используется система электронного документооборота (ЭДО)․ При регистрации в ЭДО документ получает уникальный идентификатор (UID) и автоматически формируется запись в базе данных․

Обработка документов

Классификация

Документы классифицируются по тематикам:

• Уголовные дела;
• Гражданские дела;
• Административные правонарушения;
• Внутренние служебные вопросы;
• Контроль и надзор․

Сроки исполнения

Сроки определяются в зависимости от типа документа:

Маршрут согласования

1. Подготовка проекта документа ответственным сотрудником․
2. Согласование с руководителем подразделения․
3. Экспертная проверка (при необходимости)․
4. Подписание уполномоченным лицом․
5. Регистрация и рассылка․

Хранение и архивирование

Сроки хранения

Согласно Приказу Генпрокуратуры РФ от № 10/2, сроки хранения документов следующие:

• Документы, связанные с уголовными делами – 10 лет после завершения дела․
• Документы административного характера – 5 лет․
• Внутренние служебные документы – 3 года․
• Документы, содержащие государственную тайну – в соответствии с законодательством о государственной тайне․

Архивные фонды

Документы распределяются по архивным фондам:

• Фонд А – текущие документы (до 1 года)․
• Фонд Б – документы среднего срока хранения (1‑5 лет)․
• Фонд В – долгосрочные документы (более 5 лет)․

Уничтожение документов

Уничтожение производится только после истечения срока хранения и по решению руководителя с подписью уполномоченного лица․ Уничтожение осуществляется методом шредерования (для бумажных документов) или безвозвратного удаления (для электронных)․

Электронный документооборот (ЭДО)

Платформа

В большинстве региональных прокуратур используется платформа «Электронный документооборот МВД/ФСИН», интегрированная с системой «Госуслуги»․ Основные функции:

• Создание и редактирование документов в шаблонах;
• Электронная подпись (КЭП);
• Автоматическая регистрация и нумерация;
• Контроль исполнения (трекинг статуса);
• Хранение в электронном архиве․

Порядок работы в ЭДО

1. Авторизоваться в системе с использованием личного кабинета и КЭП․
2. Выбрать тип документа (приказ, служебная записка, запрос)․
3. Заполнить шаблон, указав все обязательные реквизиты․
4. Подписать документ электронной подписью․
5. Отправить документ получателю (внутренний или внешний контрагент)․
6. Система автоматически регистрирует документ и формирует уведомление о получении․
7. Отслеживать статус исполнения в разделе «Контроль исполнения»․

Защита информации

Для обеспечения конфиденциальности применяется:

• Шифрование канала связи (TLS 1․3);
• Контроль доступа по ролям (администратор, руководитель, сотрудник);
• Логирование всех действий (кто, когда, что делал)․

Ответственность за нарушение делопроизводства

Согласно Трудовому кодексу РФ и внутренним нормативным актам прокуратуры, за нарушение порядка оформления, регистрации, хранения или уничтожения документов предусмотрена:

• Дисциплинарная ответственность (выговор, понижение в должности);
• Административная ответственность (штрафы, согласно КоАП РФ);
• Уголовная ответственность в случае умышленного уничтожения или фальсификации документов, содержащих сведения о преступлениях․

Типовые формы и образцы

Приказ

Приказ
№ 2026/015 от 
О проведении проверки по делу № 123/2026

В соответствии со ст․ 45 УПК РФ
Приказываю:
Созвать комиссию из ․․․;
Провести проверку в срок до ;
Подготовить акт проверки и представить в отдел контроля․

Начальник отдела
____________________ (Иванов И․И․)

Служебная записка

Служебная записка
№ 2026/042 от 

Кому: начальнику отдела
От: сотрудника отдела
Тема: Запрос о предоставлении копий документов по делу № 123/2026

Прошу предоставить копии следующих документов:
- Протокол допроса ․․․
- Экспертное заключение ․․․

С уважением,
____________________ (Петров П․П․)

Соблюдение установленного порядка делопроизводства обеспечивает:

• Прозрачность и подотчетность работы прокуратуры;
• Сохранность служебных документов и их юридическую силу;
• Эффективность взаимодействия между подразделениями и внешними органами․

Все сотрудники обязаны регулярно проходить обучение по работе с документами и системе ЭДО, а также следить за актуальностью используемых шаблонов и нормативных актов․

Дата актуализации инструкции: