Делопроизводство – это система организации и ведения документооборота, обеспечивающая надёжность, достоверность и своевременность обработки служебных материалов. В органах прокуратуры РФ делопроизводство регулируется специальными нормативными правовыми актами, среди которых центральное место занимает Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утверждённая Приказом Генерального прокурора РФ от 29 декабря 2011 г. № 450 (в ред. от ).

Правовая основа делопроизводства

Нормативные документы, формирующие правовую базу делопроизводства в прокуратуре, включают:

1. Приказ Генерального прокурора РФ от № 450 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации» (ред. от ).
2. Приказ от № 818 – внес изменения в пункт 1.1 Инструкции.
3. Приказы, вносящие поправки к Инструкции:
   • № 342 от ;
   • № 613 от ;
   • № 153 от ;
   • № 173 от ;
   • и последующие редакции до 2024 года.
4. Федеральный закон «Об электронной подписи» и нормативные акты о переходе на электронный документооборот.
5. Внутренние регламенты конкретных прокуратур (Генеральной, областных, районных).

Основные принципы делопроизводства

Инструкция определяет следующие принципы:

• Единство формы – все документы оформляются согласно утверждённым образцам и бланкам.
• Системность – каждый документ имеет уникальный регистрационный номер и фиксируется в соответствующем реестре.
• Непрерывность – обеспечение непрерывного доступа к документам в течение установленного срока хранения.
• Контрольность – каждый этап обработки (приём, регистрация, рассмотрение, исполнение) фиксируется в журнале движения документов.
• Конфиденциальность – соблюдение требований к защите служебной тайны и персональных данных.

Организационная структура делопроизводства

В структуре прокуратуры делопроизводство возглавляет служба документооборота (или отдел делопроизводства). В зависимости от уровня организации (федеральный, региональный, районный) структура может включать:

• Главный специалист по делопроизводству;
• Старший специалист (регистратор) – отвечает за приём и регистрацию входящих документов;
• Специалисты по исходящим документам – оформляют и отправляют официальные письма, приказы, решения;
• Сотрудники, отвечающие за архивирование и хранение документов;
• ИТ‑подразделения – обеспечивают работу электронных систем документооборота.

Документооборот

4.1 Входящие документы

Процедура обработки входящих материалов выглядит следующим образом:

1. Получение (почтовая, электронная, курьерская доставка).
2. Первичная проверка на соответствие установленным требованиям (подпись, реквизиты, наличие приложений).
3. Регистрация в журнале входящей корреспонденции с присвоением регистрационного номера.
4. Распределение по подразделениям в соответствии с тематикой и полномочиями.
5. Отметка о получении в системе электронного документооборота (если документ поступил в электронном виде).

4.2 Исходящие документы

Для исходящих материалов предусмотрена следующая последовательность:

1. Подготовка проекта документа (приказ, постановление, запрос, ответ).
2. Согласование в соответствующих подразделениях (юридический отдел, отдел по работе с гражданами и др.).
3. Регистрация в журнале исходящей корреспонденции и присвоение номера.
4. Подписание уполномоченным лицом (прокурором, заместителем).
5. Отправка (почтовая, электронная, курьерская) и оформление подтверждающих документов (накладные, электронные подтверждения).

4.3 Внутренний документооборот

Внутренние служебные документы (приказы, распоряжения, служебные записки) оформляются в соответствии с образцами, регистрируются в журнале внутренних документов и распределяются через систему «Электронный документооборот (ЭДО)».

Формы и бланки

Инструкция содержит перечень обязательных форм, среди которых:

• Бланк входящей корреспонденции;
• Бланк исходящей корреспонденции;
• Таблица регистрации служебных записок;
• Журнал регистрации дел (дело №, дата, тема, ответственный).
• Акт приёма‑передачи документов.

Все бланки утверждены Генеральной прокуратурой и доступны в официальных справочниках и в системе «КонсультантПлюс».

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2012 года в прокуратуре активно внедряется электронный документооборот, который позволяет:

• Сократить сроки обработки документов (от нескольких дней до нескольких часов);
• Обеспечить автоматический контроль за сроками исполнения;
• Гарантировать подлинность и целостность документов с помощью электронной подписи;
• Упрощённое архивирование и быстрый поиск по ключевым полям.

Ключевые компоненты ЭДО:

1. Система регистрации – присваивает уникальные номера и фиксирует метаданные.
2. Платформа обмена – обеспечивает передачу документов между подразделениями и внешними органами (суд, МВД, ФСБ).
3. Модуль контроля сроков – автоматически генерирует напоминания о предстоящих дедлайнах.
4. Архивный модуль – хранит электронные копии в соответствии с требованиями к срокам хранения (от 3 до 75 лет в зависимости от категории).

Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на:

• Главного прокурора (или его заместителя) – общая ответственность за организацию делопроизводства.
• Начальника службы делопроизводства – ежедневный контроль за регистрацией, хранением и исполнением документов.
• Внутренний аудит – проверка соответствия фактической практики установленным нормам (периодичность – раз в полугодие).

Ответственность за нарушения может быть административной (штрафы, выговор) и дисциплинарной (отстранение от должности) в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «Об ответственности государственных служащих».

Практические рекомендации для сотрудников прокуратуры

1. Тщательно проверяйте реквизиты входящих и исходящих документов – отсутствие подписи, даты или номера делает документ недействительным.
2. Соблюдайте сроки регистрации (не более 1 рабочего дня с момента получения).
3. При работе с электронными документами используйте только утверждённые сертификаты электронной подписи.
4. Регулярно обновляйте справочники форм и бланков – в системе «КонсультантПлюс» публикуются актуальные версии.
5. В случае обнаружения ошибок в уже зарегистрированном документе оформляйте акт исправления и фиксируйте его в журнале.
6. Для архивных документов соблюдайте правила маркировки и размещения в архивных хранилищах (температурный режим, защита от влаги).

Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации – это строго регламентированная система, обеспечивающая законность, прозрачность и эффективность работы прокурорских органов. Основой этой системы является Инструкция по делопроизводству (приказ № 450 от  г., ред. от ) и ряд последующих приказов, которые уточняют и адаптируют её к современным требованиям, в т.ч. к электронному документообороту. Соблюдение установленных принципов, правильное использование форм и бланков, а также внедрение современных ИТ‑решений позволяют прокуратуре выполнять свои функции в полном соответствии с законодательством РФ.

Дата актуализации статьи: 05 августа 2026 г.